Für erfolgreiche Pressearbeit braucht es mehr als überzeugende Pressemitteilungen: PR lebt davon, dass die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit an die richtigen Journalisten ausgespielt werden. Entsprechend entscheidend ist die Basis, auf der die Kontakte stehen – der Presseverteiler. Klingt banal? Ist es aber nicht. Wer Presseverteiler auf gut Glück zusammenstellt oder auf legacy Kontakte baut, verschenkt Reichweite, Relevanz und mediale Sichtbarkeit. Die Gretchenfrage: Bauen Sie Ihre Verteiler mithilfe professioneller, doch oftmals kostenintensiver Datenbanken und Plattformen auf – oder segmentieren Sie händisch?

De facto wird die Arbeit häufig unterschätzt, die mit dem Aufbau und der Pflege zielgenauer Presse- und Medienverteiler verbunden ist. Doch ein schlechter Presseverteiler kostet Zeit, Geld – und vor allem mediale Aufmerksamkeit. Wer in guten Content investiert, der relevant ist für die Presse, gut tut daran, auch bei der Basisarbeit konsequent zu sein.

Kontaktpflege ist aufwendig: Journalisten wechseln Themenbereiche, Redaktionen reorganisieren sich, Ressorts verschwinden. Entweder müssen Sie händisch recherchieren – oder auf Datenbanken setzen. Oftmals auch beides in Kombination.
Relevanz entscheidet: Eine Pressemitteilung an 500 Mailadressen zu schicken, heißt nicht, dass sie genau bei den 50 Menschen landet, die wirklich darüber schreiben.
Rechtliche und technische Hürden: Datenschutz (DSGVO), Spam-Filter und E-Mail-Technik wirken gegen willkürliche Verteilerlisten.
Qualität schlägt Quantität: Ein sauber segmentierter, aktueller Presseverteiler bringt deutlich höhere Pick-up-Raten als ein großer, unstrukturierter Verteiler.

Professionelle Presseverteiler – strukturierte, aktuelle und zielgerichtete Kontakte

1. Segmentierung nach Themen & Mediengattung: Ein Presseverteiler sollte nicht nur Namen und E-Mail-Adresse enthalten, sondern vor allem Redaktionsprofil, Themenfokus, Publikationsrhythmus und frühere Berichterstattung. Nur so lassen sich Mitteilungen zielgerichtet platzieren.
2. Pflege & Aktualität: Journalisten wechseln oft Bereiche oder Medien – Verteiler veralten schnell. Regelmäßige Updates sind deshalb Pflicht.
3. DSGVO-konforme Nutzung: E-Mail-Kommunikation muss rechtskonform sein. Professionelle Verteilerlösungen ermöglichen rechtssichere Aussendungen und dokumentieren Empfänger-Opt-Ins.
4. Technische Einbindung: Viele Redaktionen nutzen Gatekeeping-Filter, die Massensendungen blockieren. Gute Presseverteiler lassen sich in Outreach-Tools einbinden, die Zustellbarkeit optimieren.

Das Ergebnis der Arbeit: Mehr Sichtbarkeit, relevantere Kontakte, niedrigere Rücklauf- und höhere Pick-up-Quoten.

Die wichtigsten Presseverteiler-Datenbanken in Deutschland im Überblick

In Deutschland gibt es eine Reihe von Datenbanken & Plattformen, die als Hub nicht nur On-demand Presseverteiler zur Verfügung stellen – sondern deutlich weiterführende Services für Outreach und Monitoring. Die Kosten dafür starten in vielen Fällen allerdings ab 500 € pro Monat. Einzelne Anbieter offerieren bereits niedrige Einstiegspreise. Zu den bekanntesten Plattformen gehören:

1. Zimpel (von news aktuell)
Charakteristik: Wohl der Branchenprimus im deutschsprachigen Raum aufgrund seiner langen Historie; große und breit segmentierbare Datenbank mit redaktionellen Kontakten; viele Zusatzfunktionen.
Vorteile: Übersichtliche Funktionalität, umfangreiche journalistische Zielgruppen in vielen Mediensegmenten, Branchen- und Themenfilter.
Für wen geeignet? Für Unternehmen und Agenturen, die breite, professionelle Reichweite und klassische Pressearbeit in DACH und darüber hinaus anstreben und ihre Meldungen direkt über die Plattform distribuieren möchten.

2. Cision
Charakteristik: Internationales Media-Database-Tool mit mächtigen Such- und Filterfunktionen.
Vorteile: Umfangreiche internationale Datenbank, detaillierte Journalistenprofile, Outreach-Tools und Versandfunktion integriert.
Für wen geeignet? Agenturen und Unternehmen mit internationaler Medienarbeit oder komplexer Themen-Diversifikation, die überzeugende und sehr umfassende PR-Lösungen suchen.

3. mynewsdesk
Charakteristik: PR-Tool mit integriertem Medienkontakt-Management und Presseportal.
Vorteile: CRM-Ansatz für Journalistenkontakte, Veröffentlichung + Distribution + Monitoring in einem, integrierte Newsroom-Funktion.
Für wen geeignet? KMU und (große) Organisationen, die PR-Workflows überzeugend und mit toller CX digital abbilden oder gleichzeitig ein Medienarchiv pflegen wollen.

4. Fischer Data Science
Charakteristik: Kostengünstige PR-Software und Presseverteiler-Datenbank
Vorteile: Über 20.000 Redaktionen im deutschsprachigen Raum, CRM-Ansatz für Journalistenkontakte, Distribution + Kontakt-Management.
Für wen geeignet? KMU und Organisationen, die an eher ökonomischen PR-Lösungen interessiert sind und ein Basis-Tool für PR wünschen, das Kontaktpflege und Versand verbindet.

Wichtig: Es gibt keine Einheitslösung. Die „richtige“ Plattform hängt von Themen, Zielmedien, Zielgruppen und Ressourcen ebenso ab wie von der gewünschten User Experience und dem eigenen Budget. Letztlich führt kein Weg daran vorbei, zu testen, welche Lösung Ihren Ansprüchen und Ihrem persönlichen Gusto entspricht.

Weitere Plattformen wie blinq, Prowly, Meltwater und andere haben wir uns für die hiesige Recherche nicht angeschaut, doch auch hierauf kann ein Blick lohnen.

Warum wir bei MTG Mind The Gap den Verteiler proaktiv managen
Viele Unternehmen buchen nur einmal eine Verteilerliste oder setzen auf „Kontakte aus der Schublade“. Das reicht heute nicht mehr. Gute PR-Agenturen pflegen und aktualisieren zielgerichtete Presseverteiler kontinuierlich,
segmentieren nach Themen, Medienformaten und Kampagnenzielen, sorgen für DSGVO-konforme Kommunikation durch die Nutzung professioneller Tools und Datenbanken zur Ausspielung. Ferner übernehmen sie das Monitoring & Reporting der Aussendungen.

Für Kunden bedeutet das: Sie müssen sich weder um Technik noch um Datenpflege kümmern. Die „PR-Maschine“ läuft professionell im Hintergrund, während Sie sich auf Kernaufgaben konzentrieren können.

Fazit
Ein gut durchdachter Presseverteiler ist heute kein Nice-to-have, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor in der professionellen Medienarbeit. Er ist kein statisches Excel-Sheet von 2010, sondern ein lebendiges System, das gepflegt, segmentiert und strategisch genutzt werden muss. Die Wahl der richtigen Datenbank ist dabei genauso wichtig wie ihre laufende Betreuung. Letztlich braucht es beides – einen gewissen Grad an Automatisierung, und zusätzlich eine clevere händische Pflege.